Co zrobić jak masz mało czasu na dowiezienie projektu?

Jeśli zawodowo zarządzasz projektami lub prywatnie organizujesz jakieś wydarzenie (np. wspólny wyjazd), to doskonale wiesz, że nie da się przewidzieć wszystkiego. Czasem liczba niespodziewanych problemów może przyprawić o niemały ból głowy.

 

Wyobraź sobie, że budujesz dom i masz umówioną ekipę budowlaną dopiero za pół roku, ale trafia się okazja. Okazuje się, że fachowcy mogą rozpocząć pracę wcześniej – już za 2 tygodnie. Pierwsza myśl: „Tyle wygrać, ależ niesamowite szczęście!”, ale po chwili zdajesz sobie sprawę, że to przeorganizuje Ci cały kalendarz.

 

Jeśli jesteś zawodowym PM-em (tak jak ja), to na pewno na takie sytuacje masz przygotowany dziennik ryzyk z rachunkiem prawdopodobieństwa i rozpisanymi wszystkimi możliwymi scenariuszami. Pech jednak chciał, że akurat takiego obrotu spraw nie udało Ci się przewidzieć. Podobnie jak wielu innych sytuacji: klient zmienił termin realizacji projektu, podwykonawca się spóźnia już tydzień, dziecko zalało Ci komputer sokiem i materiały do ważnej prezentacji wyparowały… Brzmi znajomo, co?

 

Podpowiem Ci, co zrobić, żeby nie zwariować i zrealizować zadania, gdy masz mało czasu.

 

Dwa głębokie wdechy i zaczynamy!

 

A reszta? Reszta pójdzie już o wiele łatwiej!

 

No tak, łatwo powiedzieć „zacznij”… ale od czego?

 

Nie taki diabeł straszny, jak go malują. Jest bardzo wiele narzędzi, które pomogą Ci opanować ten proces.

 

Wracając do przykładu budowy domu. Masz ekipę na głowie i tysiące zadawanych przez nią pytań. Co możesz z tym zrobić? Siadasz z kierownikiem budowy, zbierasz potrzebne informacje i rozpisujesz WSZYSTKIE swoje zadania. Skup się na stworzeniu mapy myśli zgodnie z zasadą „od ogółu do szczegółu”. Rozpocznij od wypisania ogólnych zadań, a później podziel je na bardziej szczegółowe.

 

Następnie nadaj priorytety rozpisanym zadaniom. Zastanów się, które z nich są najpilniejsze. Pamiętaj: to nadal etap planowania. Ważne jest to, żeby uwzględnić jedynie te zadania, które mają szansę powodzenia. Jeśli już na tym etapie widzisz poważne zagrożenie, zastanów się, jakie konsekwencje może przynieść niewykonanie danego zadania, a jakie wykonanie go z błędami. Czym może to skutkować dla całego projektu?

 

No dobra, mając rozpisane wszystkie zadania i rozumiejąc główny cel (dowiezienie zadań na czas), możemy ustalić priorytety.

 

Stephen Covey w książce 7 nawyków skutecznego działania sugeruje, że zadania należy kategoryzować (a następnie nadawać im priorytety) według ich ważności i pilności:

• ważne i pilne: najtrudniejsze i najistotniejsze zadania, które wykonujemy w pierwszej kolejności;
• ważne, ale nie pilne: zadania, które realizujemy według rozpisanej kolejności i priorytetów;
• pilne, ale nie aż tak ważne: zadania, które możemy wydelegować;
• ani pilne, ani ważne: zadania, które możemy usunąć z listy to-do.

 

Wróćmy znowu do przykładu z budową domu. Część materiałów jesteś w stanie kupić od ręki, ale na dostarczenie niektórych musisz zaczekać. Konsultujesz tę kwestię z kierownikiem budowy i wspólnie wymyślacie rozwiązanie tej sytuacji.

 

Przeglądaj swoją listę zadań. Nadaj tej czynności CYKL ŻYCIA. Przy zadaniach realizowanych w krótkich odstępach czasu przeglądaj listę w ciągu dnia: wykreślaj zadania, aktualizuj listę zadań i ich priorytetów. Pozwoli Ci to utrzymać kontrolę nad projektem i nie wpaść w panikę.

 

 

Pomyśl, co by się stało, gdybyś w trakcie budowy domu w pierwszej kolejności skupił się na tym, jak powinien być urządzony, a nie np. na rozmieszczeniu gniazdek czy lokalizacji toalety.

 

Zrealizowanie najważniejszych zadań, a tym bardziej najtrudniejszych, nie powinno być odwlekane i przekładane „na później”. Należy zająć się nimi w pierwszej kolejności. Gdy będzie już po, resztę zadań możesz realizować z poczuciem satysfakcji i spokoju, że najgorsze już za Tobą.

 

Wyżej padło ważne stwierdzenie: „deleguj”. Jeżeli masz taką możliwość, zleć wykonanie części zadań specjaliście. Powinna to być osoba zaufana i sprawdzona. Dlaczego? Żeby w momencie dostarczenia rozwiązania przez tę osobę nie musieć po niej poprawiać. Oczywiście naszym obowiązkiem jest odpowiednie zlecenie zadania, czyli przekazanie wszystkich informacji i otwartość na ewentualne pytania. Tak jak w sporcie: abyśmy mogli strzelić bramkę, potrzebujemy świetnej asysty.

 

Pamiętaj również o trzech ważnych kwestiach:

1. Określeniu, co realnie może zostać zrealizowane w tym czasie, który masz. 
2. Odpowiedniej komunikacji z klientem. Jeżeli nie jesteś w stanie wykonać jakiegoś zadania, bądź szczery i otwarty. Daj znać klientowi bez zwlekania, już na samym początku, w jakiej formie jesteś w stanie dane zadanie dowieźć.
3. Deadlinie. Cokolwiek by się działo, ten element zazwyczaj pozostaje niezmienny. Z ciekawostek: termin „deadline” sięga końca XIX wieku. W pierwotnym znaczeniu został wykorzystany przez wojska alianckie podczas ofensywy poprzedzonej lądowaniem w Normandii. Deadline oznaczał wtedy dosłownie „linię śmierci”. Wokół grupy jeńców rysowano linię. Jeśli ktoś ją przekroczył – strzelano do niego. Krótko mówiąc, deadline był czymś, czego się nie przekracza, chyba że chce się umrzeć.

 

Nieważne, czy masz do czynienia z projektami zawodowo, czy realizujesz je prywatnie (np. budowa domu). Deadline to deadline. Zrób wszystko, żeby doprowadzić do końca to, do czego się zobowiązujesz. Jeśli będziesz przestrzegać wspomnianych reguł planowania i organizacji, to lęk przed tym etapem będzie mniejszy. Przeanalizuj sytuację i zastanów się, co możesz dostarczyć z całą pewnością, co raczej powinno się udać, a na co nie ma szans. Zrób rejestr ryzyk, określ ważność i pilność zadań, a dzięki temu uzyskasz finalną listę zadań do zrealizowania – Twój BACKLOG. Następnie rozpocznij ich realizowanie przy założeniu, że w jednym czasie realizujesz jedno zadanie. Pamiętaj, żeby zacząć od tych najtrudniejszych. Jak poradzisz sobie z największymi problemami, to reszta pójdzie z górki.

 

Uwaga: nie zawsze warto być optymistą i deklarować: „Dam radę ze wszystkim”. Najważniejsze to dostarczyć dokładnie to, co było uzgodnione, ani jedno zadanie mniej, ani jedno zadanie więcej!